1. Vom Ikea-Schrank zur Einarbeitung – das Bild, das jeder versteht

Stell dir vor, du holst beim schwedischen Möbelhaus einen neuen Kleiderschrank ab, kippst die Kartons im Schlafzimmer aus – und die Anleitung fehlt. Genau so fühlt es sich für viele Neuankömmlinge an, wenn sie am ersten Tag im Unternehmen stehen: Rechner da, Telefon da, aber keine Orientierung, keine Einführung, kein Plan.

Der Unterschied:

• Beim Schrank fluchen wir, rufen die Hotline oder improvisieren.

• Im Job zweifeln wir an der Entscheidung und schauen (heimlich) nach anderen Angeboten.

Onboarding ist deshalb keine nette HR-Spielerei, sondern eine betriebswirtschaftliche Notwendigkeit. Personalgewinnung endet nicht mit der Unterschrift – sie beginnt dort erst richtig.

2. Zahlen, die Chefs und CFOs aufhorchen lassen

Recruiting-Budgets zu kürzen, weil das Geld für Onboarding fehlt, ist daher ein Pyrrhussieg: Die wahren Kosten entstehen durch erneute Suche, verlorene Zeit und Rufschäden im Employer Branding.

3. Was während des Preboardings wirklich zählt

3.1 Kontakt halten – aber mit Plan

• Willkommens-Call: HR begrüßt, erklärt nächste Schritte, klärt offene Fragen.

• Team-Check-in: Die künftige Führungskraft ruft an, erzählt vom Projektstand, macht Vorfreude.

• Buddy-Ping: Kurze Nachricht des künftigen Kollegen, der später als Ansprechpartner dient.

Faustregel: Bei einer Kündigungsfrist von drei Monaten mindestens drei Touchpoints – gleichmäßig verteilt – setzen.

3.2 Kleine Gesten, große Wirkung

• Handschriftliche Postkarte: „Das Team wartet auf dich!“

• Event-Einladung vor Day 1: Sommerfest, Kick-off, All-Hands.

• Zugang zur Lernplattform: Erste Tutorials zum Tech-Stack oder zur Produkt¬palette.

All das kostet im Zweifel weniger als die Schaltung einer einzigen Stellenanzeige – und zahlt direkt auf Personalmarketing und Weiterempfehlungen ein.

4. Der erste Tag: Von Null auf Betriebsgeschwindigkeit

Checkliste (angelehnt an Googles „Just-in-Time Checklist“):

• Arbeitsplatz & IT sind startklar – Rechner, Passwörter, Zugänge.

• Mentor/Buddy stellt sich persönlich vor.

• 30-60-90-Tage-Plan wird gemeinsam durchgegangen.

• Mittagstermin mit dem Team ist im Kalender.

• Erster Mini-Erfolg wird definiert (z. B. System¬login, kleiner Task).

Unternehmen, die diese fünf Punkte konsequent abhaken, sehen – laut Google – die beschriebenen 25 % Produktivitätsvorsprung. Das Geheimnis ist banal: Klarheit.

5. Praxisbeispiel: Zwei Wochen Turbo-Onboarding bei der Telekom

Im Transkript taucht eine persönliche Anekdote auf: Ein zweiwöchiges Onboarding bei der Deutschen Telekom inklusive zweitägigem Welcome-Event. Das Erfolgsrezept:

• Cross-linking: New Hires vernetzen sich ab Tag 1 abteilungsübergreifend./li>

• Experten-Speed-Dating: Fachspezialisten stellen ihre Bereiche in 15-Minuten-Slots vor.

• Cultural Immersion: Werte, Geschichte, Vision – alles erlebbar, nicht nur als PDF.

Der Effekt: Jahre später bestehen die Kontakte noch, Silos bröckeln, Projekte starten schneller. Employer Branding live.

6. Onboarding in 30-60-90 Tagen: Das moderne Navigationssystem

Onboarding endet idealerweise mit dem Ende der Probezeit. Danach wandelt es sich nahtlos in kontinuierliche Personalentwicklung.

7. Quick-Wins: In 48 Stunden vom Chaos zur Struktur

• Rollen klären: Wer ist Process-Owner (HR), wer Inhalt-Owner (Fachbereich), wer Support (IT)?

• Checkliste bauen: Fünf Punkte genügen als Minimalstandard.

• Buddy-System starten: Freiwillige melden sich, bekommen Mini-Guide via ChatGPT-Prompt.

• Vorlagen anlegen: Willkommens-E-Mail, Postkarte, Kalendereinladung für Mittagessen.

• Feedback-Formular live schalten: Erste Umfrage nach einer Woche, zweite nach einem Monat.

Alles lässt sich mit Bordmitteln (Office-Suite, Forms, Kalender) umsetzen – keine Softwaremillionen nötig.

8. Typische Hürden und wie sie fallen

9. Kennzahlen, die jede HR-Abteilung auf dem Radar haben sollte

• Time-to-Productivity (TtP)

• New-Hire-Turnover (< 6 Monate)

• Candidate Net Promoter Score nach 30/90 Tagen

• Onboarding-Completion Rate (Schulungen, Checklisten)

• Hiring-Manager-Satisfaction

Diese Metriken verknüpfen Onboarding direkt mit dem Erfolg von Recruiting, Personalmarketing und Employer Branding.

Fazit: Onboarding ist kein Kostenblock, sondern Umsatzbeschleuniger

• Preboarding bindet Talente, bevor sie überhaupt anfangen.

• Strukturierte Checklisten erhöhen Tempo und Transparenz.

• Buddy-Programme fördern Kultur und Retention.

• Digitale Tools skalieren Wissen ohne Millionenbudget.

• Messen statt meinen: Kennzahlen zeigen, wo Optimierung greift – und wo Budget verpufft.

Lust auf professionelle Begleitung?

Sie möchten Ihr Recruiting optimieren und dabei auf professionelle Unterstützung setzen? Das Team von levelUP steht Ihnen gerne beratend zur Seite. Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf!

Mehr für Ohren & Augen

Weitere spannende Inhalte finden Sie in unseren Blogbeiträgen oder hören Sie rein in unseren Podcast. Dort finden Sie auch die komplette Episode zu diesem Thema.