Was, wenn sechs Monate genügen, um Recruiting neu zu denken?

Es gibt diese Projekte, bei denen man noch Jahre später ins Staunen gerät, wenn man daran zurückdenkt. Arverio ist für Gunnar Merbach eines davon. Ein Eisenbahnverkehrsunternehmen, das vor einer massiven Herausforderung stand: Betriebsstarts, hunderte fehlende Lokführer:innen, kaum funktionierendes Recruiting – und das alles unter massivem Zeitdruck.

Doch was passiert, wenn man die Herausforderung nicht nur annimmt, sondern alles auf Null stellt, mutig testet, Verantwortung überträgt – und als Team neu durchstartet

Warum ist das Thema Recruiting-Transformation so wichtig?

Recruiting ist längst mehr als das Abarbeiten eingehender Bewerbungen. Es ist strategischer Erfolgsfaktor, gerade in Branchen mit massiven Personalengpässen. Doch in vielen Unternehmen wird Recruiting noch immer als „Nebenjob“ im HR verstanden – ohne klare Zuständigkeiten, ohne Ressourcen, ohne Impact.

Das Projekt bei Arverio zeigt, was möglich ist, wenn man Recruiting endlich ernst nimmt. Wenn man bereit ist, Bestehendes zu hinterfragen und den Raum schafft, Dinge neu zu denken – und zu tun.

Die Reise beginnt: Eine Organisation am Limit

Als Gunnar Merbach im Mai 2021 das Recruiting bei Arverio übernahm, war klar: Die Ausgangslage ist schwierig. Es gab kein eigenes Recruiting-Team, keine definierten Prozesse, keine klare Strategie. Recruiting lief nebenbei – mit dramatischen Folgen: holprige Betriebsstarts, akuter Personalmangel, Abhängigkeit von Leiharbeitsfirmen.

Die simple Zielvorgabe vom CEO: „Egal, wie du es machst – bring mir Lokführer.“

Erste Schritte: Team, Struktur, Richtung

Der erste und vielleicht wichtigste Hebel war der Teamumbau und dessen Professionalisierung. Ein loses Konstrukt wurde zu einem echten Team mit klaren Rollen, Verantwortlichkeiten und gemeinsamen Zielen. Aufgaben wurden verteilt, Spezialgebiete besetzt – von Eignungsdiagnostik bis Reporting – und vor allem: Ein Teamspirit und der Stolz auf die eigenen Leistungen entfacht.

Parallel wurde die Zusammenarbeit mit Dienstleistern neu aufgestellt: Was vorher ineffizient und teuer war, wurde ersetzt durch Partner, die Performance liefern – mit messbarem Erfolg.

Recruiting sichtbar machen: Kulturwandel statt Prozesspflege

Ein zentraler Erfolgsfaktor: Die Aufwertung von Recruiting als Kompetenzbereich. In vielen Einzelgesprächen mit Teammitgliedern wurde deutlich: Recruiting galt als Einstieg, nicht als Ziel. Diese Haltung wurde konsequent hinterfragt – und verändert.

Durch Trainings, Teamworkshops und Führung auf Augenhöhe entstand ein neues Selbstverständnis. Recruiting wurde als Spezialdisziplin sichtbar – intern wie extern. Das Team wurde zur echten Einheit. Der niemand mehr mangelnde Performance vorwerfen konnte.

Prozesse & Systeme: Aus dem Chaos zur Effizienz

Das Bewerbermanagementsystem wurde grundlegend neu gedacht. Prozesse wurden in Phasen unterteilt, Durchlaufzeiten definiert, Ziele gesetzt. Gleichzeitig wurde getrackt, wo es hakt – und kontinuierlich optimiert.

Ein Bottleneck war z. B. die externe Eignungsdiagnostik. Durch die Erweiterung von Dienstleistern und aktives Management wurden Wartezeiten massiv reduziert.

Personalmarketing: Reichweite, die wirkt

Ein zentraler Erfolgsfaktor war die radikale Überarbeitung der Stellenanzeigen. Weg von Fachsprache und internen Begriffen – hin zu Sprache, die Bewerbende auch wirklich nutzen. So wurde bspw. der Triebfahrzeugführer zum Lokführer – mit sofort messbarem Effekt.

Zusätzlich wurden Social-Media-Kampagnen aufgesetzt, eigene Landingpages erstellt, die Karriereseite modernisiert und Content produziert. Und die Bewerbungszahlen schnellten in die Höhe.

Nachhaltigkeit durch Reporting & Planung

Parallel entstand ein fein austariertes Reporting-System: Bedarfsermittlungen, Erfolgsquoten, Fluktuation, Tauglichkeitsanalysen – alles wurde einbezogen. So entstand eine Planbarkeit, die Recruiting gezielt steuert und nicht dem Zufall überlässt.

Heute kann Arverio verlässlich sagen, wie viele Lokführer:innen an welchem Standort wann benötigt werden – und das Jahre im Voraus.

Typische Hürden bei der Recruiting-Transformation

• Recruiting wird oft nicht als eigenständige Disziplin anerkannt

• Fachbereiche liefern kein zeitnahes Feedback

• Externe Anbieter werden nicht hinterfragt

• Mangel an klaren Zuständigkeiten und Rollen im Team

• Recruiting-Prozesse sind nicht messbar aufgesetzt

Das Projekt Arverio zeigt: Wer bereit ist, diese Punkte anzugehen, wird mit Erfolg belohnt – und mit einem Team, das stolz auf seine Ergebnisse ist.

Fazit

• Recruiting kann tatsächlich und bewiesenermaßen in wenigen Monaten vom Chaos auf den Weg zur Exzellenz gebracht werden

• Sichtbarkeit und Klarheit sind zentrale Erfolgsfaktoren

• Professionelle Prozesse, Systeme und klare Rollen machen den Unterschied

• Nachhaltiger Erfolg entsteht durch Mut, Teamgeist, Vertrauen und Unterstützung im Top Management, genügend Budget und konsequente Umsetzung

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