Ihr Bewerbungsprozess ist ein integraler Bestandteil Ihres Recruitings – und kann das Recruiting zu Höchstleistungen bringen oder ein richtiger Störfaktor sein! Denn wenn Kandidat:innen darin verloren gehen, Rückmeldungen zu lange dauern oder Verantwortlichkeiten unklar sind, kostet Sie das nicht nur Nerven – sondern ganz schnell auch Top-Talente, die nicht lange auf Sie warten und eine hohe Qualität erwarten (dürfen). 

Mit einem strukturierten, transparenten und automatisierten Recruitingprozess gewinnen Sie nicht nur an Professionalität, sondern sparen auch Zeit und Geld (was am Ende sehr nah beieinander liegt…). Wie Sie das konkret angehen?

Warum lohnt sich ein genauer Blick auf Ihren Recruitingprozess?

Bewerber:innen vergessen, Feedback zu spät oder gar nicht gegeben, keine klaren Verantwortlichkeiten – das sind keine Einzelfälle in Unternehmen. Ein klarer, gut dokumentierter Prozess mit eindeutig zugewiesenen Schritten beugt dem vor. Und mehr noch: Er zeigt Ihr Unternehmen als professionell und organisiert. Das verbessert Ihre Arbeitgeberreputation und spart langfristig Ressourcen.

Typische Probleme und ihre Auswirkungen

Ein zu grob gehaltener Bewerbungsprozess mit wenigen Prozesspunkten führt dazu, dass Kandidat:innen „entschwinden“. Weder die Recruiting-Abteilung noch der Fachbereich hat den vollen Überblick. Dadurch:

• geht wertvolle Zeit verloren,

• werden Top-Kandidat:innen nicht rechtzeitig kontaktiert,

• wird die Candidate Experience negativ beeinflusst,

• und die interne Kommunikation wird erschwert.

Wie sieht ein optimierter Prozess aus?

Ein guter Prozess ist nicht nur schnell, sondern auch kleinteilig definiert. Das ermöglicht klare Zuständigkeiten, Automatisierung und Messbarkeit. Beispielhafte Schritte:

• Stellenanforderung durch den Fachbereich

• Briefinggespräch zwischen HR und Fachbereich

• Fachliche (nicht textliche!) Freigabe der Anzeige 

• Veröffentlichung der Stelle

• Bewerbungseingang und Screening

• Vorauswahl durch Recruiting, Nachforderung von Unterlagen

• Weiterleitung an den Fachbereich

• Feedback vom Fachbereich

• Screening Call mit dem Bewerber

• Interview 1 & ggf. Interview 2 (zzgl. Einladungsschritte)

• BR-Abstimmung

• Angebot & Vertragsversand

• Zusage & Einstellung

• Onboarding…

Ein solcher Prozess umfasst locker 15–20 Schritte – und genau das ist seine Stärke. Er sorgt für Klarheit.

Was können Sie automatisieren?

• Eingangs- und Zwischenbescheide

• Erinnerungsmails für fehlendes Feedback

• Kalenderintegration für Interviewtermine (z.B. im Bewerbermanagementsystem oder mit Calendly oder dem Office Pendant)

• Automatischer Start des Onboarding-Prozesses nach Vertragsannahme

Automatisierungen reduzieren Fehlerquellen und entlasten Ihr Team enorm.

Messbarkeit & Kennzahlen

Nur was Sie messen, können Sie verbessern. Diese KPIs helfen Ihnen dabei:

• Time to Hire: Von Bewerbungseingang (oder auch: Ausschreibung) bis Vertragsunterzeichnung 

• Time to Interview: Wie schnell kommt ein:e Kandidat:in ins erste Gespräch?

• Time to Offer: Wie lange dauert es vom Interview bis zum Angebot?

• Time to Fill: Von Ausschreibung bis 1. Tag des Mitarbeitenden

• Time to Feedback: Wie schnell reagiert der Fachbereich?

Tools, die Sie unterstützen

• Lucidchart, Miro oder Visio: zur Visualisierung von Prozessen

• Bewerbermanagementsysteme: mit Automatisierung und Reporting

• Power BI, Excel: zur Auswertung und Visualisierung von KPIs

• Slack, MS Teams (bedingt): für Kommunikation – mit Vorsicht bei sensiblen Daten

Hürden bei der Umsetzung

Veränderung erzeugt Widerstand. Typische Hindernisse sind:

• „Das haben wir schon immer so gemacht“-Mentalität

• Widerstände im Fachbereich

• Fehlende Ressourcen oder Zeit im Team

• Technische Limitierungen oder Agenturabhängigkeit

Hier hilft: Schrittweise einführen, Quick Wins realisieren, Nutzen kommunizieren und mit Pilotbereichen starten.

Fazit

• Ein ausdefinierter, transparenter Recruitingprozess steigert Qualität und Geschwindigkeit.

• Automatisierungen entlasten Ihr Team und vermeiden Fehler.

• Messbarkeit über KPIs hilft, kontinuierlich besser zu werden.

• Mit dem richtigen Bewerbermanagementsystem machen Sie Ihr Recruiting zukunftsfähig.

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