Warum ist das Thema so wichtig?

Jede Interaktion mit Bewerbern ist eine Gelegenheit, die eigene Arbeitgebermarke zu stärken. Die meisten Bewerbermanagementsysteme liefern standardisierte Textbausteine mit – von der Eingangsbestätigung über Zwischenbescheide bis zur Einladung zum Vorstellungsgespräch. Doch diese Vorlagen sind oft neutral bis langweilig formuliert und spiegeln weder Unternehmenskultur noch Werte wider. Wer hier anpasst, kann sich ganz einfach positiv von der Konkurrenz abheben.

Wie funktioniert die Optimierung der Kommunikationsvorlagen?

1. Unternehmenswerte und Kultur transportieren

Jede Firma hat ihre eigene Identität – warum sollte sich das nicht auch in der Kommunikation mit Bewerbern widerspiegeln? Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Unternehmen aus dem Bereich Antriebstechnik integriert das Wort „Antrieb“ bewusst in seine Nachrichten. Statt eines generischen „Danke für Ihre Bewerbung“ könnte dort stehen:

„Wir freuen uns, dass Sie mit Ihrem Antrieb unser Team bereichern möchten!“

Ein Eisenbahnunternehmen könnte die Reise-Metapher nutzen:

„Sie haben die erste Station auf Ihrer Reise zu uns erfolgreich passiert – wir melden uns bald mit den nächsten Stationen.“

Mit solchen einfachen Anpassungen wird aus einer Standard-Mail ein echter Touchpoint, der Bewerber emotional anspricht.

2. Konsistenz über alle Kontaktpunkte hinweg

Ein roter Faden in der Kommunikation sorgt für Wiedererkennungswert und Authentizität. Wenn die erste Nachricht mit einer Metapher oder einem besonderen Stil beginnt, sollte sich das durch den gesamten Bewerbungsprozess ziehen.

Beispielsweise könnte die Terminbestätigung für ein Interview in der „Reise-Metapher“ lauten:

„Die nächste Station Ihrer Reise führt Sie zu unserem Interview – wir freuen uns auf Ihren Halt bei uns!“

Solche Details zeigen Wertschätzung und stärken die Identifikation mit dem Unternehmen.

3. Künstliche Intelligenz als Unterstützung

Das Anpassen aller Vorlagen kann aufwendig erscheinen – doch hier kann KI helfen. Tools wie ChatGPT ermöglichen es, bestehende Vorlagen in einem gewünschten Stil umzuformulieren. Ein Beispiel:

„Bitte passe diese Standardvorlage an unseren Unternehmenskern an und integriere Begriffe aus unserer Markenwelt, unserem Corporate Identity und Social Media Manual.“

Das spart Zeit und hilft, eine einheitliche Tonalität sicherzustellen.

Typische Hürden bei der Umsetzung

1. Fehlende Abstimmung mit der Unternehmenskommunikation

Wer nach außen eine bestimmte Markenbotschaft kommuniziert, sollte sicherstellen, dass diese auch in der Bewerberkommunikation gelebt wird. Eine kurze Absprache mit der Marketing- oder Kommunikationsabteilung hilft sich hier zu verzahnen und auch No-Gos in der Kommunikation zu besprechen.

2. Angst vor zu kreativen Texten

Einige Unternehmen zögern, von den Standardfloskeln abzuweichen, aus Sorge, unseriös zu wirken. Doch Personalisierung bedeutet nicht, Professionalität aufzugeben – es geht um Authentizität.

3. Umfang der Vorlagen

Viele Bewerbermanagementsysteme bieten eine große Anzahl an Vorlagen. Hier gilt es, Prioritäten zu setzen: Welche Nachrichten haben den größten Einfluss? Der Fokus sollte auf den wichtigsten Touchpoints liegen, etwa Eingangsbestätigung, Zwischenbescheid und Einladung.

Fazit

• Die Anpassung der Kommunikationsvorlagen ist eine einfache, kostenlose Möglichkeit, um Bewerber emotional abzuholen.

• Durch unternehmensspezifische Formulierungen wird die Arbeitgebermarke gestärkt und der Wiedererkennungswert erhöht.

• Konsistenz in der Bewerberkommunikation verbessert das Candidate Experience.

• KI kann dabei helfen, Vorlagen effizient und stilgerecht umzuschreiben.

• Eine enge Abstimmung mit Unternehmenskommunikation und Recruiting stellt sicher, dass die Botschaften klar und einheitlich sind.